Privacybeleid Smart Creativ

Laatst bijgewerkt: 22 augustus 2026

Smart Creativ hecht waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dit doen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten je hebt.

Smart Creativ is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

1. Contactgegevens

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van hoe je onze website en diensten gebruikt, kunnen wij onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Bedrijfsnaam
• Functie en zakelijke contactgegevens
• Inhoud van berichten en aanvragen
• Factuur- en administratieve gegevens
• Informatie die nodig is om een opdracht uit te voeren
• Technische gegevens die noodzakelijk zijn voor de werking en beveiliging van onze website
• Persoonsgegevens die voorkomen in door klanten aangeleverde bestanden, foto's, afbeeldingen of andere materialen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening, administratie, communicatie of andere in dit privacybeleid beschreven doeleinden.

3. Contactaanvragen

Wanneer je via onze website, per e-mail of op een andere manier contact met ons opneemt, verwerken wij de gegevens die je zelf verstrekt.

Wij gebruiken deze gegevens om je aanvraag te beantwoorden, contact met je op te nemen en indien gewenst een offerte of voorstel op te stellen.

4. Persoonsgegevens bij uitvoering van opdrachten

Wanneer je klant wordt van Smart Creativ, verwerken wij persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering en administratie van de opdracht.

Opdrachtgevers kunnen materialen aanleveren waarin persoonsgegevens voorkomen, bijvoorbeeld foto's van medewerkers, klanten of andere personen.

Smart Creativ verwerkt deze gegevens uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeengekomen diensten.

De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het rechtmatig verzamelen en aanleveren van deze persoonsgegevens en voor het verkrijgen van eventuele noodzakelijke toestemmingen.

5. Gebruik van AI en creatieve software

Smart Creativ maakt bij het uitvoeren van haar diensten gebruik van AI- en creatieve software van externe dienstverleners.

Voor het genereren, bewerken en optimaliseren van marketingvisuals kunnen door de opdrachtgever aangeleverde materialen, zoals afbeeldingen, foto's, teksten, logo's en andere content, met behulp van deze software worden verwerkt.

Wanneer aangeleverde materialen persoonsgegevens bevatten, bijvoorbeeld doordat personen herkenbaar op een foto staan, kunnen deze persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de opdracht worden verwerkt.

Smart Creativ beperkt de verwerking van persoonsgegevens via externe software zoveel mogelijk tot hetgeen noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht.

De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het rechtmatig verkrijgen en aanleveren van materialen en persoonsgegevens en dient ervoor te zorgen dat deze door Smart Creativ mogen worden gebruikt en verwerkt voor de overeengekomen werkzaamheden.

Smart Creativ adviseert opdrachtgevers geen bijzondere of gevoelige persoonsgegevens aan te leveren, tenzij dit noodzakelijk is voor de opdracht en hierover vooraf afspraken zijn gemaakt.

6. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

• Het beantwoorden van vragen en contactaanvragen
• Het opstellen en versturen van offertes
• Het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten
• Het maken en leveren van marketingcreatives
• Communicatie met klanten
• Facturatie en financiële administratie
• Het goed en veilig laten functioneren van onze website
• Het verbeteren van onze dienstverlening
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen

7. Rechtsgronden

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat. Afhankelijk van de situatie kan dit zijn:

• De uitvoering van een overeenkomst
• Het nemen van stappen op verzoek van een potentiële klant voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst
• Een wettelijke verplichting
• Een gerechtvaardigd belang van Smart Creativ
• Toestemming, wanneer dit volgens de toepasselijke wetgeving vereist is

Wanneer een verwerking gebaseerd is op toestemming, kan deze toestemming op ieder moment worden ingetrokken.

8. Bewaartermijnen

Smart Creativ bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere bewaartermijn vereist.

Gegevens van contactaanvragen die niet leiden tot een overeenkomst bewaren wij in beginsel maximaal 2 jaar.

Administratieve en fiscale gegevens bewaren wij gedurende de wettelijke bewaartermijn die op deze gegevens van toepassing is. Voor fiscale basisgegevens is dit in beginsel 7 jaar.

Materialen en projectbestanden bewaren wij niet langer dan redelijkerwijs noodzakelijk voor de uitvoering, afronding en eventuele nazorg van een opdracht.

9. Delen van persoonsgegevens met derden

Smart Creativ verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.

Voor de uitvoering van onze dienstverlening en bedrijfsvoering kunnen wij gebruikmaken van externe dienstverleners, waaronder:

• Website- en hostingdienstverleners
• AI- en creatieve softwareleveranciers
• E-mail- en communicatiedienstverleners
• Cloud- en opslagdiensten
• Boekhoud- en administratiesoftware
• Overige technische dienstverleners die noodzakelijk zijn voor onze bedrijfsvoering

Wij delen of verwerken via deze partijen alleen persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor het betreffende doel.

Voor zover wettelijk vereist maken wij met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken passende afspraken over privacy en beveiliging.

10. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige externe dienstverleners kunnen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) gevestigd zijn of persoonsgegevens buiten de EER verwerken.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, houden wij rekening met de eisen die de toepasselijke privacywetgeving stelt aan internationale doorgifte van persoonsgegevens en worden waar vereist passende waarborgen toegepast.

11. Cookies

De website van Smart Creativ kan gebruikmaken van functionele en technisch noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken om de website goed en veilig te laten functioneren.

Op dit moment gebruikt Smart Creativ geen analytische of marketingcookies waarmee bezoekers voor analyse- of advertentiedoeleinden worden gevolgd.

Wanneer wij in de toekomst dergelijke cookies of vergelijkbare technieken gaan gebruiken, passen wij ons privacybeleid waar nodig aan en vragen wij vooraf toestemming wanneer dit wettelijk vereist is.

12. Beveiliging

Smart Creativ neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Geen enkele digitale gegevensverwerking kan volledig worden gegarandeerd tegen alle mogelijke beveiligingsrisico's.

13. Jouw privacyrechten

Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heb je, afhankelijk van de omstandigheden, verschillende rechten ten aanzien van je persoonsgegevens. Je kunt onder andere verzoeken om:

• Inzage in je persoonsgegevens
• Correctie van onjuiste persoonsgegevens
• Verwijdering van persoonsgegevens
• Beperking van de verwerking
• Bezwaar tegen bepaalde verwerkingen
• Overdracht van je gegevens, voor zover het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is
• Intrekking van eerder gegeven toestemming

Je kunt een verzoek indienen via info@smartcreativ.nl.

Wij reageren in beginsel binnen één maand op een privacyverzoek. Indien een verzoek complex is of er meerdere verzoeken zijn, kan deze termijn overeenkomstig de AVG worden verlengd.

14. Klacht indienen

Wanneer je van mening bent dat Smart Creativ niet zorgvuldig met je persoonsgegevens omgaat, kun je contact met ons opnemen via info@smartcreativ.nl.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

15. Wijzigingen in dit privacybeleid

Smart Creativ kan dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienstverlening, gebruikte software of toepasselijke wet- en regelgeving verandert.

De meest actuele versie wordt gepubliceerd op de website van Smart Creativ.